DESCRITIVO TÉCNICO – ADMINISTRATIVO

CONTROLE DA FROTA E ABASTECIMENTO

A finalidade do módulo é o gerenciamento de todos os veículos da frota municipal, controlando os agendamentos para as viagens, motoristas e suas habilitações, escala de trabalho. Gerencia os veículos da frota quanto à manutenção/serviços, consumo, documentação e entrada e saída conforme as seguintes características:

Cadastro Geral que Permita Registro de:

Motoristas;

Marcas;

Tipos de veículo;

Espécies;

Combustíveis;

Posição das rodas;

Infrações;

Classificações das mesmas;

Cadastro de bombas de combustíveis;

Cadastro de trajetos, com as respectivas distâncias;

Fornecedores;

Cadastro de Oficinas.

Cadastro De Veículos:

Consumo esperado de Combustível;

Banco de imagens com fotos(s), com data da imagem e descrição.

Cadastro da Documentação do Veículo que Possua: 

Número do Chassis; 

Tipo do veículo;

Fabricante;

Modelo;

Placa;

Renavan;

Classificação da CNH necessária para dirigir o veículo; 

Ano de Fabricação, Cor, Potência e Quantidade de Passageiros; 

Lotação à qual o veículo está vinculado; 

Centro de custos;

Data de aquisição do veículo; 

Situação de veículo;

Capacidade do tanque, combustível; 

Número de eixos; 

Mês de referência ao Licenciamento e do Seguro obrigatório; 

Controle de Abastecimentos que Possua:

Número do Documento e/ou Número da Nota Fiscal do Abastecimento; 

Data e Hora do Abastecimento; 

Combustível Utilizado no Abastecimento; 

Valor do Combustível Abastecido e Valor Total do Abastecimento;

Placa do veículo;

Quilometragem do Veículo Abastecido;

Empresa/fornecedor; 

Responsável pelo abastecimento;

Controle das bombas, com cadastro de entrada e saída de combustíveis;

Integração com o almoxarifado deverá permitir baixa no estoque;

Cadastro de Abastecimentos externos, quando o motorista abastecer na estrada em viagem, deverá entrar no cálculo de consumo;

Possibilita o recebimento dos dados dos abastecimentos diretamente das bombas, na ocasião do abastecimento (exemplo: digitar a placa ou ler código de barras, digitar a quilometragem, e a seguir abastecer, ficando registrado tudo no módulo).

Acompanhamento de Lubrificação e Manutenção/Serviços: 

Com seus respectivos itens (se houver), descrição do problema, oficina utilizada e status, cadastramento de grupos de manutenções/serviços que serão utilizados pela instituição, ex. Mecânica, Lubrificação, Elétrica etc; Possibilitando ainda informar se a manutenção e corretiva ou preventiva, tomando por base a quilometragem e data de execução dos serviços;

Controla datas de entrada e saída da oficina, calculando a quantidade de dias parados de cada veículo.

Rotina de Controle de Pneus:

Cada pneu é identificado por um código único e disposto em sua respectiva posição em relação ao veículo (dianteiros e traseiros, à esquerda ou à direita); 

Rotina de Controle de Deslocamento dos Veículos:

Informa, no mínimo: motorista, veículo, data da saída e chegada, percurso utilizado, solicitante, tipo de viagem, passageiros, local de destino dos veículos, constando da autorização de saída; Responsáveis pela autorização de saída: possibilita o cadastro de todos os responsáveis pelas autorizações de saída dos veículos;

Permite integração (interface) com rastreador instalado nos veículos.

Controle das Ocorrências com o Veículo:

Informa a data, o motorista e um resumo do ocorrido, tendo em sua sequência a descrição da ocorrência e seu custo;

Especificamente com relação às multas, são informados os seguintes itens:

Código da Infração; 

Status da Infração; 

Veículo/Máquina envolvido; 

Motorista e CNH; 

Valor; 

Local; 

Data;

Hora; 

Emissão de Avisos (Parametrizável):

De proximidade de vencimento do seguro obrigatório;

Licenciamento;

CNHs a vencer; 

Manutenções com status “Em andamento”, com a finalidade de checar se faltou alterar o status para “Concluída”;

Alerta de elevação de consumo de combustível acima do esperado para veículo.

Emissão de Relatórios: 

Dos cadastros;

Abastecimento por veículos;

Resumo das manutenções/serviços e lubrificações;

Ocorrências por veículo e motoristas;

Agendamento de manutenções;

Guia de autorização de saída;

Controle de saída;

Vencimento de documentos dos veículos;

Vencimento das habilitações dos motoristas;

Possibilitar a configuração dos campos dos relatórios;

Emissão de relatório diário de abertura de fechamento das bombas, informando o consumo de cada combustível e estoque inicial e final.

OUVIDORIA / ATENDIMENTO AO CIDADÃO

Permite a consulta, inclusão e exclusão dos assuntos utilizados no atendimento ao cidadão;

Permite a consulta, inclusão e exclusão dos motivos de despacho utilizados no atendimento ao cidadão;

Permite a consulta de atendimentos realizados;

Permite o arquivamento, reativação e organização de atendimentos antigos;

Permite a consulta, cadastramento e exclusão dos motivos de tramitação dos atendimentos ao cidadão;

Permite a consulta e modificação de locais de autuação dos usuários do sistema; 

Permite a exclusão de um atendimento;

Permite a atualização da tabela de atendimentos realizados por exercícios;

Permite a emissão de relatório de atendimentos realizados por local de atendimento;

Permite a emissão de relatório de atendimentos realizados por período de atendimento;

Permite a emissão de relatório por assuntos;

Permite a emissão de relatório de atendimentos não concluídos;

PROCESSOS E PROTOCOLO ELETRÔNICO

O sistema tem como objetivo o controle de todo o andamento de processos eletrônicos e físicos, desde sua abertura até seu encerramento, armazenando todas as informações referentes a cada passagem entre os setores / órgãos / departamentos com sua respectiva data, horário e recebimento. Possui recurso para inclusão de um parecer sobre o arquivamento, para facilitar o acesso ao processo no futuro.

Características Gerais:

Permite restrições de acesso por local e por funcionalidade;

É acessado mediante credenciais (login e senha), disponibilizados pelo Administrador do Sistema com a possibilidade de troca de senha na tela de login;

Armazena todas as senhas dos usuários criptografadas em forma de HASH para segurança e privacidade;

Permite que o cidadão possa realizar a abertura de protocolo de solicitação de seu computador pela internet através de qualquer navegador (browser) popular disponível na internet (ex.: Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, entre outros) e também através de seu smartphone Android ou IOS;

Permite que os usuários internos possam acessar o sistema através de qualquer navegador (browser) popular disponível na internet (ex.: Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, entre outros) e também através de seu smartphone Android ou IOS;

O sistema também permite ser atualizado (mudança de versão) on-line;

Não possui qualquer limitação de quantidade de usuários conectados;

Permite a gestão de processos físicos e processos eletrônicos;

Características Específicas para os módulos da administração e do cidadão:

Permite confeccionar os cadastros necessários para abertura e tramitação de processos, com no mínimo as seguintes informações:

Unidades Orçamentárias;

Definição de Unidades Administrativas, definindo-se sua hierarquia na estrutura organizacional dentro ou fora do órgão;

Definição de Tipos de Documentos, que deve estar relacionado com os assuntos, a fim de que seja possível informar para cada um determinado assunto, quais tipos de documentos são necessários;

Definição de Classificação do Requerente;

Cadastro de Funcionários relacionados às Unidades Administrativas, que poderão efetuar algum despacho em processos;

Cadastro de Grupos de Interesse de Processos;

Definição de Locais de Arquivamentos;

Cadastro de Assuntos: Possibilita normalização dos assuntos relacionados aos processos;

Definição de Assuntos globais e por unidade / destinatário;

Definição de Prazos por assunto;

Definição de Documentos necessários e obrigatórios para cada assunto;

Definição de Tramitação Inicial: Possibilitando que um assunto já seja automaticamente destinado a uma unidade administrativa logo após sua abertura;

Cadastro de Locais de Protocolos (postos de Atendimento), é obrigatório pelo menos um;

Possui múltiplos pontos de autuação por usuário além de um ponto de atuação padrão;

Deve permitir a citação de outra pessoa para o processo;

Permite a liberação de assuntos específicos para abertura de protocolo eletrônico de solicitação para o cidadão no site do órgão;

Permite pesquisa de processos por número, assuntos, parte do nome do interessado, localização, por ano, entre outros;

Permite que cada usuário somente visualize os processos que estão nos locais onde tem acesso ou à processos que já passaram pelas localizações que ele possui acesso;

Permite somente ao usuário com acesso administrador, a consulta e acompanhamento de qualquer processo em qualquer fase que se encontre, com visualização de pareceres e despachos em cada uma das suas fases;

Possui a sequência cronológica de inserção das informações (tramitações, despachos, anexos, etc.);

Possui controle de prazos para a tramitação e conclusão dos processos;

No ato da digitação do CNPJ ou CPF o sistema verifica se o cadastro já existe, se sim, completa automaticamente os dados da tela;

Após carregar os dados de um requerente já cadastrado permite editar seus dados. No entanto, se houver edição isso não afeta os processos anteriores abertos com outros dados que permanecerão imutáveis;

Permite a realização de apensamentos de vários processos em um mestre;

Permite uso e leitura de código de barras em processos físicos para agilidade no procedimento de recebimento dos mesmos;

Permite remover a última tramitação do processo, caso o usuário tenha acesso e o processo ainda não tenha sido recebido no destino;

Permite visualizar os documentos digitais que foram anexados ao processo;

Somente permite a inclusão de despachos no processo pelos usuários que têm acesso ao local onde o processo está no momento, sem necessidade de impressão;

Permite informar o motivo do despacho;

Permite que o usuário possa anexar documentos ao despacho e assine digitalmente com seu certificado ICP-Brasil ou outro;

Permite a qualquer momento, a anexação ao processo de documentos digitalizados;

Permite consultar o acompanhamento dos processos em qualquer fase que se encontrem, visualizando-se as informações de despachos e liberação de cada local;

Permite inclusão de processo físico já existente por digitação ou digitalização de processo em papel, mantendo a numeração original;

Permite a emissão de etiquetas e capas para identificação de processos físicos;

Permite a emissão de ficha de acompanhamento de processos físicos para controle de assinaturas de recebimento;

Possui rotina específica para usuário acusar o recebimento do processo físico em mãos, indicando que chegou no seu destino. Essa informação também é disponibilizada para o remetente;

Permite arquivar processos, fazendo com que não mais possam ser tramitados. No entanto, podem ser consultados sem nenhuma restrição;

Permite que o usuário com devido acesso, possa desarquivar processos e seguir nova tramitação;

Permite que na abertura do processo possa vincular documentos externos e identificar sua numeração, exemplo: ofícios, licença bombeiro, alvarás, etc;

Permite utilização de modelos de despachos previamente cadastrados para facilitar ao usuário;

Permite a parametrização do sistema para gravar todos os textos em caixa alta, com objetivo de normalizar a gravação dos textos no banco de dados;

Permite a parametrização do sistema para gerar numeração sequencial e automática por exercício ou sequencial geral;

Todo processo deve sempre estar relacionado à um local;

Permite a tramitação de processos, sequencial ou não, em lote;

Permite informar o motivo da tramitação;

Permite o recebimento de processos, sequencial ou não, em lote;

Permite selecionar um Assunto previamente cadastrado e ativo;

Permite a qualquer pessoa física ou jurídica anexar os documentos necessários para o tipo de processo selecionado nos formatos PDF e JPG;

Envia e-mails automáticos para qualquer pessoa física ou jurídica requerente a cada tramitação do processo e a cada despacho;

Permite que qualquer pessoa física ou jurídica realize o auto cadastramento através do sistema de protocolo eletrônico, pelo computador ou smartphone;

Armazena a senha do cidadão através de criptografia com HASH;

Possui opção para recadastrar uma nova senha, caso o cidadão tenha esquecido a sua senha, enviando um link por e-mail para confirmação;

Permite ou obriga que sejam anexados documentos necessários para cada assunto, exemplo: CPF, RG, CNPJ, Contrato Social, CNH, etc;

Permite o auto cadastro de endereço como CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade, UF, Telefone, Celular e E-mail;

Permite o auto cadastro de endereço secundário para entrega de correspondência;

Permite que o órgão possa enviar o processo de volta para o cidadão pessoa física ou jurídica, solicitando mais esclarecimentos e novos arquivos para anexar, avisando o requerente por e-mail sobre o pedido;

Permite que o cidadão pessoa física ou jurídica, somente possa se manifestar no processo quando este for enviado para ele, permitindo agregar mais informações a solicitação e anexar mais arquivos;

Permite que a pessoa física ou jurídica possa anexar documentos ao processo e assinar digitalmente com seu certificado ICP-Brasil ou outro;

Possui consulta e acompanhamento de processos on-line pela internet, respeitando a lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

Relatórios:

O sistema é dotado de recursos que possibilitam a consulta para emissão de pelo menos os seguintes relatórios:

Consulta do Processo físico ou eletrônico com todas tramitações e despachos;

Estrutura Administrativa / Unidades / Destinatário;

Estatísticas por Assunto, por Localização, por Grupo de Interesse, por Motivo do Despacho, entre outras;

Livro Anual de Processos;

Relação de Processos por Requerente;

Relação de Processos por Assunto;